Polityka Prywatności

§ 1. Informacje ogólne i Administrator

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z usług rezerwacji noclegów oraz serwisu internetowego www.dethloffartresidence.pl (dalej: „Serwis”)

2. Administratorem danych osobowych jest Dethloff Art Residence Spółka z o.o. znajdująca się pod adresem: Al. Jana Pawła II 71, 01-038 Warszawa, NIP: 5272988583, REGON: 521069646 (dalej: „Administrator” lub „Obiekt”).

3. W trosce o najwyższy standard świadczonych usług oraz bezpieczeństwo i komfort wszystkich Gości, Obiekt stosuje procedury ochrony danych osobowych oraz mienia zgodne z aktualnymi przepisami prawa polskiego i europejskiego. Administrator deklaruje, że dokłada wszelkiej staranności w celu zapewnienia fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub wykorzystaniem. Pragniemy jednak zaznaczyć, że ze względu na specyfikę sieci internetowej, mimo stosowania zaawansowanych metod zabezpieczenia danych, proces przesyłania danych jest narażony na ryzyko zewnętrzne, przez co nie pozwala na zapewnienie bezwzględnej gwarancji bezpieczeństwa przesyłanych informacji.

4. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez: adres e-mail: recepcja@dethloffartresidence.pl, oraz pod telefonami: +48 22 838 40 62, 507102448.

§ 2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzu informacje (system rezerwacyjny RoomAdmin). Dane osobowe Gości przetwarzane są w następujących celach:

1. Realizacja umowy o świadczenie usług noclegowych – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy).

2. Obsługa płatności elektronicznych oraz zabezpieczenie transakcji za pośrednictwem operatora Przelewy24 (PayPro S.A.) – podstawa: art. 6 ust 1 lit. b) RODO

3. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków podatkowych i księgowych oraz wynikających z przepisów o ochronie małoletnich (weryfikacja tożsamości) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

4. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym obsługa reklamacji oraz naprawa szkód w mieniu Obiektu – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes).

5. Marketing bezpośredni usług Administratora oraz przesyłanie informacji o ofertach specjalnych– podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (uzasadniony interes).

6. Monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób oraz ochrony mienia Obiektu– podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

§ 3. Zakres przetwarzanych danych

Obiekt przetwarza następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, adres zamieszkania/korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail, numer i seria dokumentu tożsamości (w tym małoletnich Gości), dane niezbędne do potwierdzenia relacji opiekun-dziecko zgodnie z wymogami prawnymi (w tym oświadczenia o relacji z małoletnim), karty płatniczej (w zakresie niezbędnym do realizacji płatności), numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku korzystania z parkingu), wizerunek (monitoring wizyjny).

§ 4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Gości mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: dostawcom usług IT i hostingowych (w tym operatorowi systemu RoomAdmin), biurom rachunkowym, kancelariom prawnym, operatorom płatności (w tym PayPro S.A./Przelewy24), platformom rezerwacyjnym (w zakresie realizacji rezerwacji) oraz organom państwowym na podstawie przepisów prawa.

§ 5. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z realizacją usługi noclegowej– przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wykonano usługę.

2. Dane księgowe i podatkowe: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

3. Dane z monitoringu wizyjnego – przez okres 30 dni od daty nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu.

4. Dane marketingowe – do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu przez Gościa

§ 6. Prawa Użytkownika

Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo do:
1. dostępu do swoich danych osobowych
2. sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
4. żądania ograniczenia przetwarzania danych,
5. przenoszenia danych,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora,
7. cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem).
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie narusza aktualne przepisy o ochronie danych osobowych.

§ 7. Pliki cookies

1. Serwis internetowy wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) w celach statystycznych, analitycznych i funkcjonalnych.

2. Pliki cookies to pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu użytkownika, pomagające w prawidłowym działaniu witryny oraz umożliwiające jej dostosowanie do indywidualnych preferencji odwiedzających.

3. Pliki te są niezbędne w szczególności do poprawnego działania systemu rezerwacyjnego RoomAdmin.

4. Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej, przy czym ograniczenie ich stosowania może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

5. Kategorie plików cookies:
a. Niezbędne pliki cookies – wymagane do prawidłowego funkcjonowania Serwisu, umożliwiają podstawowe operacje, takie jak obsługa sesji, bezpieczeństwo oraz dostęp do funkcji wymagających uwierzytelnienia, bez ich użycia Serwis może nie działać prawidłowo
b. Analityczne i wydajnościowe pliki cookies – pozwalają analizować sposób korzystania ze strony w celu ulepszenia jej funkcjonalności oraz dostosowania treści do potrzeb użytkownika. Dane zbierane w ten sposób są przetwarzane w formie zagregowanej i anonimowej
c. Funkcjonalne pliki cookies – umożliwiają zapamiętywanie preferencji użytkownika, takich jak język, region lub inne ustawienia personalizacyjne
d. Reklamowe i marketingowe pliki cookies – umożliwiają wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące aktywności użytkownika, produktów i usług administratora strony.

6. W Serwisie mogą znajdować się odnośniki do serwisów zewnętrznych (np. Social Media, Google Maps), które stosują własne polityki cookies oraz regulaminy, z którymi zalecamy się zapoznać. Takie serwisy zewnętrzne działają niezależnie od serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Serwis.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub wdrażania nowych rozwiązań technologicznych w Serwisie.

2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej Obiektu.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności mają zastosowanie przepisy RODO oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

——————————
Data wejścia w życie: kwiecień 2026 r.